Baza bibliograficzna składa się z poszczególnych wpisów (rekordów) które opisują artykuły opublikowane w czasopismach i innych wydawnictwach.

Każdy rekord opisany jest w kilkunastu kategoriach, aby umożliwić wyszukiwanie według dowolnych kryteriów.

Autorzy

Podstawową kategorią jest pole "autor". Jednemu artykułowi przypisano maksymalnie sześciu autorów. Jeśli było ich więcej - w ostatnim polu umieszczono oznaczenie " i inni". Autor opisany jest nazwiskiem i pierwszą literą imienia bądź imion, po której następuje znak kropki (bez przecinka). W bazie zamieszczano tylko artykuły, których przynajmniej jeden autor jest Polakiem. W kwestiach spornych decydowało, czy autor jest pracownikiem polskiej placówki naukowej.

Tytuł

Ze względów technicznych tytuł ograniczony jest do 255 znaków. Naukowe nazwy gatunków zawarte w tytułach nie zostały wyróżnione kursywą, jak to jest powszechnie przyjęte ze względu ja ograniczenia języka programowania w jakim powstała baza (MySql).

Źródło

Kilka kolejnych kategorii opisuje źródło literaturowe artykułu. Są to: "czasopismo", "tom", "zeszyt" , "rok publikacji", "pierwsza strona" i "zakres stron". Czasopismo opisane jest powszechnie przyjętym skrótem np. "Not. orn." oznacza "Notatki ornitologiczne". Jeśli jedno wydanie zeszytowe opisane było dwoma numerami np. 1-2 przypisano tylko pierwszy numer. Kategorię pierwsza strona wprowadzono dla celów indeksowania. 

Gatunek

W przypadku artykułów, których treść dotyczyła więcej niż jednego gatunku kategorię tą pominięto. Jeśli artykuł dotyczył jednorodnej grupy gatunków określano tylko rząd bądź rodzinę. W przypadku, gdy treść artykułu dotyczyła dwóch gatunków z odrębnych grup systematycznych, opisywano rząd i rodzinę dla tego, który był wymieniony w tytule artykułu jako pierwszy. 

Dziedzina i słowa kluczowe

Dziedzinę i słowa kluczowe oznaczano arbitralnie zgodnie z wiedzą autorów bazy danych, po uprzednim zapoznaniu się z treścią artykułu, za wyjątkiem przypadków, kiedy słowa kluczowe umieszczone były w artykule razem ze streszczeniem. Przyjęto zasadę, aby tworzyć jak najmniej dziedzin i najwięcej słów kluczowych, w celu zachowania "przejrzystości" i funkcjonalności bazy. Każdy artykuł opisano co najmniej jednym słowem kluczowym (maksymalnie sześć). Słowa kluczowe prócz umożliwienia wyszukiwania artykułu mają za zadanie wprowadzić wyszukującego w zakres zagadnień zawartych w artykule, więc często są nieco bardziej opisowe niż to ogólnie przyjęto.

Teren badań

Teren badań opisywany jest w bazie następującymi kategoriami: "środowisko", "województwo", "obszar chroniony", "kraj", "kontynent". Środowisko określano na podstawie opisu terenu badań zawartego w artykule. Ta kategoria obejmuje hasła zarówno bardzo ogólne (np. rzeka i dolina rzeczna, krajobraz rolniczy), jak i bardziej szczegółowe (np. park, torfowisko, zbiornik przemysłowy).  W wielu przypadkach na kategoria pozostawała pusta (artykuły przeglądowe, sprawozdania, recenzje). Województwo, jeśli nie zostało oznaczone w artykule określano na podstawie zawartych w opisie terenu badań nazw geograficznych. Jeśli teren badań rozciągał się na kilka województw, kategorię tą pozostawiano niewypełnioną. Jeśli teren badań wykraczał poza granice województwa wpisywaną nawę województwa, w którym znajdowała się jego większa część. Obszar chroniony określano tylko w przypadkach, gdy ich opis zawarty był w artykule. Parki narodowe i krajobrazowe wpisywano zawsze, rezerwaty tylko wyjątkowo, w przypadkach prac dedykowanych ( np. "Fauna Rezerwatu ...").

Język

Język artykułu określany jest zawsze, język streszczenia tylko wtedy, gdy ono występuje.